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電話の応対で抑えておくべき4つのポイント

      2017/04/20

 

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電話の応対は、顔が見えない分、応対のマナーでその人の印象というものを 決定づけてしまいます。

スムーズにいかに対応できるかというのも 会社やその人にとってとても大切なポイントになるので、 自分の応対はどうなのか、見なおしてみるのもいいですね。

電話応対の基本と心構えについて

1.明るくはっきりと応対する。

2.電話機の基本的な操作をマスターする。 (短縮ボタンや転送、内線、保留等々)

3.電話が鳴ったらすぐに出る

4.電話をかけたときは3回以上は呼び出し音を鳴らす

電話応対の常識とマナーについて

1.相手の都合を考えた時間帯にかける

2.電話をかけるときは用件を箇条書きにまとめ、いい忘れを防ぎ、簡潔に相手に伝える

3.電話をかけたときは、最初に自分を名乗ること

4.相手の電話番号など重要なことは復唱して確認する

5.電話を切るときは相手が切ったことを確認して受話器を置く

電話でスムーズに応対するコツ

1.電話機は聞き手の反対側へ

2.自分の仕事の環境にあったメモ作りを。

3.筆記用具とメモはセットにしてすぐにメモが取れる状態で利き手側へ

4.応対時によく使う言葉などはリスト化してすぐ見えるように。

クレームの電話への応対のコツ

1.待たせない

2.相手の話を十分に聞く

3.誠意のある応対に心がける

などなど、電話応対と言えども、心がけ一つで迅速で丁寧な応対ができるようになるはずです。

 

また、仕事の環境によってもその工夫は様々だと思います。

 

メモをとりやすいテンプレートを作ってみたり、 自社の住所や電話番号、FAX番号などはすぐ目に見えるところに貼っておくなど、 いろいろなことに迅速に対応できるといいですね。

 - 仕事術 , ,

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