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無駄なく効率よく作業を開始するために工夫してみること

      2019/03/17

 

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毎日、忙しく仕事や様々な用事をこなしていると、すぐにできることなのに忘れてしまうことがよくあると思います。

そんな、必要な作業や用事を忘れないために工夫していることを紹介します。

1.前日寝る前に、次の日にやることをリストアップ

次の日の用事は前日に、毎日5分から10分程度をかけて整理します。

寝る前に次の日のやることをリストアップして、優先順位をつけるのです。

 

そうすると、朝出社した時や活動を開始するときにすぐに作業にとりかかることができ、最初にしなければならない作業を始めることができます。

前日の夜にするというのがミソで、前日の寝る前にやることでリストアップした内容を忘れにくく、次の日の作業をイメージしておくことができやすくなります。

 

私は、簡単な日記もこの時間帯にするようにしているので10分程度、手帳を開いて書き込むようにしています。

 

2.リストアップの方法

リストアップした内容は、主に次の種類に分類されます。

1.緊急のもの

緊急のものは急いでその日中にやっておかなければならないものです。

2.重要なもの

重要なものは急ぎではないけれど、進めていく必要があるもので、自己実現、達成感を得られるような企画を考えたり進めたりといった価値を生む作業です。

3.短時間でできるもの

電話をかけたり、資料を用意したりといったあまり複雑でなく、短時間で完了できる作業のことです。

 

翌日にやらなければならないリストを、この3つの分類にわけ優先順位をつけていきます。

リストアップしたものに自分のわかりやすいマーク◎、○、△やA、B、Cといった印をつけるようにしています。

 

3.次の日の作業をイメージしてシュミレーションする効果

その日の朝、前日につくったリストを見てそれらの作業をイメージしシュミレーションを行うことをおすすめします。

リストを見返すだけでも、やるべきことを見直すことができ、作業を始める時からのイメージがしやすくなります。

どのように、どの作業から、どんなプロセスで進めていくのかというのをシュミレーションするのです。

 

場所はどこでもかまいません、通勤時間や朝のコーヒータイム、トイレでゆっくりしている時間などなど・・・

 

この、イメージしてシュミレーションするということを行うと、前日のリストアップの時点では忘れていたような作業を思い出すことがあるというメリットがあります。そして実際作業を開始した時に、作業がある程度頭のなかでイメージできているので格段に効率があがります。

 

今の毎日の仕事や生活をもっと無駄なく充実したものに変えたいと思っている人は、試してみる価値がありますね。

 - PC, ウェブツール, 仕事術 , ,

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