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仕事場でシンプルな整理が続け、仕事ができるデスクになる3つのポイント

   

仕事場でシンプルな整理が続け、仕事ができるデスクになる3つのポイント
photo credit: Aurora via photopin (license)
仕事をするのは、基本的に自分のデスクですね。その机の上が常にスッキリされている人とそうでない人の仕事の作業スピードや充実感は格段に違ってきます。
机の上を常にスッキリさせて仕事を始められるように習慣づけるポイントを今日はご紹介します。

1.机の上がスッキリ整理されていること

仕事の効率が悪い人は、机の上は書類が山積み、パソコンのマウスを動かすスペースすらろくにないというような人がほとんどです。これでは、まず仕事の効率化は無理ですね。
最近ではwifiの環境などが整い、外出先でもタブレットやスマホノートPCなどを使っての作業がしやすい環境になってきましたが、最終的な仕事場は自分のデスクです。
整理されていないデスクの山積みになった書類から、ひとつの書類を探しだすのに、整理されているデスクと比べればまず探しだすだけで10分は違います。
この探すという時間は非常に無駄な時間です。整理されている机の上は書類がすぐに見つかり、またセキュリティ面でも強化されます。
大事な書類はきちんと分類して、デスクの一番下の引き出しにしまってあり、アノ書類が必要となった時に、一瞬で取り出せるデスクづくりが理想です。

2.仕事を変える机の整理とは

机の整理方法を変えるだけで仕事も変わります。
仕事が出来る人は、クライアントにあの資料を至急送ってほしいと言われたとき、すぐに取り出し相手を待たせることなく、資料を確認してもらうことが今のデスクでできるでしょうか?
求められている資料が、なかなか見つからなければ相手を待たし、相手の時間も自分の時間も無駄にすることになります。また、相手からのこの人は信頼できる仕事ができる相手だと思ってもらえるかどうかもこの机の整理ができているかどうかで決まってしまいます。

3.仕事ができるデスクの作り方

(1)毎日5分机の上を整理する時間をつくる

基本的に整理ができない人の言い訳は、時間がない、仕事が忙しい、などです。
どんなに忙しい人でも、毎日仕事始めに5分や仕事終わりに5分、休憩中に5分など、1日の中で5分という時間がとれないという人はいないでしょう。
この5分をつくるか作らないかは、本当に整理したいと思っているかどうか自分の意識次第です。この5分を毎日続ければ、1ヶ月も続けば2時間近い、整理する時間になり、間違いなく散らかったデスクは少しずつ整理されていきます。

(2)一度全部出してから必要なものだけをデスクに戻していく

なかなか、いらないものは捨てましょうと決めても、物を人間はなかなか捨てられません。逆にいるものだけを拾っていくという方法を取りながら整理をしていくことをオススメします。
自分の机の上、下、中、身の回りのモノ全てを書類や文房具、その他のモノなど3種類ほどに大きい段ボール箱などへ全部取り出します。
その中から自分に必要なものだけを拾い上げ、いる、いらないなどに悩んだものは「保留箱」へ今、必要ではないが捨てたくない想い出深いようなものは「保管箱」などへ入れていき、自分が頻繁に使うモノ、今作業中の書類、近いうちに処理しなければならない資料などはデスクへと戻していきます。

(3)机の上は、最低限必要なもののみ

デスクの上に書類を重ねるから、どんどん上へ書類を積み重ねてしまうので、書類は今作業中の書類以外は、デスクの一番下の引き出しにしまえるようにしていきましょう。
書類ボックスやクリアファイルを使って、書類は立てて整理することをおすすめします。
また、他の引き出しには書類は入れないというようなルール決め、書類だけでなく、デスクの上の文房具なども立てて使うものだけを置くとよいでしょう。
こうしていくと、デスクの上はパソコン、マウス、キーボード、電話、文房具、処理中の書類など、非常にシンプルな机上に出来上がるはずです。

自分の手元にある資料や書類の整理がきちんとできれば、自分の仕事の現在の状況も把握でき、次とりかかるべきタスクも見えやすくなります。

まずは、自分の机のものすべてを取り出し毎日5分ずつ整理していくことから始めてみませんか?

 - 仕事術, 整理整頓 , , , ,

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