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5分単位でタスク管理をしていくと、時間の効率化がはかれる

   

5分単位でタスク管理をしていくと、時間の効率化がはかれる

時間の感覚は人によって非常にあいまいで使い方次第で長くもなり短くもなります。
人によって感じる長さには個人差がありうまく使えている人は、時間に自由があり長く感じることができます。逆にいつも忙しくしている人はうまく時間を使えていないといえるでしょう。

1.時間を長くするコツは自分次第

自分で使える時間を長くするコツに、5分単位、1分単位、3分単位で一日の作業を組み立てていくという方法があります。短い時間に一つの作業を入れていき、それを組み合わせて仕事を組み立てていくという方法です。

2.分単位の時間の感覚を染み付かせる

常に自分が使うであろう時間を見積もることを習慣づけます。
例えば、人と待ち合わせの時間をただぼーっと待つだけではなく、かけなければいけない電話をかけたり、この後のスケジュールを見なおしたり、仕事の資料に目を通したり、名刺を整理したりと、たった5分ほどの待ち時間でも有効に使うことが可能ですね。

ただ待っているという受け身の時間ではなく、自分のために使える時間に変えるのです。

3.分単位で仕事をすることを心がけると、場所はどこでもかまわない

1分や3分、5分でできる行動を「基本動作」と考えます。
今まで意味もなく宙に浮いていた時間を有効に使い、その1分、3分、5分を埋めることで仕事のスピードは格段にアップするはずです。資料を読んだり、スケジュールを見なおしたりは自分のデスクの前でなくてもできうる作業ですね。

4.5分を6個組み合わせると30分

基本の動作を5分毎に組み合わせていくと、それが6つ組み合わさることで30分の作業になります。
一つのプロジェクト行動を5分刻みに分解しておき、5分で資料を読み、5分で過去のデータをチェックし、5分×2で原稿を書き、5分×2で原稿を推敲することで30分になります。
このように今までひとかたまりにして考えていた作業を5分に分解することで目標を達成しやすく計画通りに作業が進むようになります。

 

5.5分の一つ目の作業をフライング

自分のデスクに座ってすぐに作業に取り掛かれるようにするには、一つ目の作業、デスクの前でなくても資料を読んだりメモをしたりする作業はできます。この最初の5分の作業を別の待ち時間などでやっておくと、デスクに座ってすぐに次の5分の作業に取りかかれます。
資料やメモをもとに次の作業を始めればよいのです。

6.メモで報告や連絡することで時間も効率化

上司や仕事の仲間への報告や連絡も5分でメモにまとめておくことで、自分だけでなく相手も時間を効率化できます。自分と相手の空いている時間は違います。
連絡報告事項をメモにまとめておくことで、そのメモをもとに簡単に報告も出来ますし、短時間の5分以内の報告に終わらせることが出来、相手の聞く時間も短縮できます。

メモなども有効に使うことで自分だけでなく相手の時間も有効に使うことが出来ます、また連絡漏れや言った言ってない、聞いた聞いてないなどのトラブルも防止することができます。

5分単位での仕事の分割をやってみてはいかがでしょうか?それが習慣的になってくると、タスクの管理も非常にスムーズになってきますよ。

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