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もっと効率よく段取り良く仕事をすすめるようにする5つの努力

      2017/04/20

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もっと効率よく仕事をしたいなあといろいろ私自身工夫しながらも
それでもまだまだと思っている今日ですが、
仕事をたくさん抱える人にとって、もっと仕事を段取り良く
こなしたいと思いながら、いつもいろいろな作業に振り回されていると感じているひとも
多いと思います。

そんな悩みを少しでも変えていくために
もっと効率よく段取り良く仕事に取り組めるための方法をいくつかご紹介

仕事に取り掛かる前に仕事メモをつける

前日の仕事終わりに5分でも、朝5分早く起きてその時間でも、朝5分早く出勤してその時間でも
自分にとって都合のいい5分を仕事の前に作ってみます。
その日のスケジュール、今日まずやらなければならない仕事など
その日の仕事に対するメモをつけてみましょう。

仕事を管理する重要ファイルをつくる

今やらなければならない、抱えている仕事は
すべて一つのファイルに入れて管理します。
たくさんある場合は、A4の書類がきちんと入る箱を用意しましょう。
ここにある仕事をこなしていけば良いのですから・・・。
予定を立てるときも優先順位をつけるのはこの中かからでいいのですから楽ですね。
ここに書類が少なければ、仕事が進んでいるなーとも目で見て感じられます。

手帳は時間と行動を管理するためのアイテム

手帳はどのように使っているでしょうか?
よっぽどマメな人でなければ、この中にいろんな気付きや情報を入れても
なかなか見直すという作業には至らないでしょう。
私個人的には手帳は使いません。ただのノートですべてを管理しています。
この本を読んでから・・・

なんでも穴をあけて閉じてしまうのはやめよう

マニュアルや変更を加えることがない保存するしかないような書類は
ファイルに綴っておくのもありですが
よく使う書類や要らなくなったら捨てるであろうことがわかっているような書類まで
閉じてしまっては、結局要らなくなっても処分されないまま、無駄な書類ばかりがどんどん
増えていきますね。
また、後にあの時の案件のあの書類を・・・とコピーをとるようなこともあるかもしれません。
そんなとき・・・非常に面倒くさい作業を行わなければなりません。

入れて置く場所さえはっきりしていれば、クリアホルダーで十分書類は整理できると思うのです。

名刺はもらったその日に整理しよう

最近では名刺もスマホや携帯で簡単に取り込めることができ
情報管理などにもフルに活用できている人も多いかもしれませんが
まだまだそのような機能を使えきれないという方もいらっしゃいます。

名刺をたくさん持っていても、この人の顔が思い出せないなんてことも珍しくありません。
毎日、その日もらった名刺を整理するのに正直5分とかからないでしょう。
名刺にもらった日付やどんな用件だったか訪問したのかしてくれたのかなど
自分が分かりやすい内容を記録しておくだけで、
後々非常に活用しやすいデータベースとなります。
よく使うであろう名刺はすぐに見やすい回転式の名刺ファイルに綴り
頻繁に連絡はとらないが保存しておく必要があるという名刺は名刺用のファイルなどに
保存しておくといいですが、
名刺は必要ないというものもきっと出てきます。なんでもかんでも名刺ファイルに入れてしまっては
管理しきれませんので、いる名刺いらない名刺と名刺ファイルがいっぱいになる前に
分別しましょう。

 - 仕事術, 整理整頓, 文房具・事務用品 , , , , , , ,

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