ちょびスタイル

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7割の仕事をテンプレートでこなす

      2013/05/01

日常の仕事の7割超がほぼ繰り返しの作業が行われているのに
気づいているでしょうか?

毎日行う仕事を振り返ってみると基本、過去にやったことのある作業を
繰り返しています。
その中でもメールやFAXなどが特にそうではないでしょうか?

これらのやりとりは毎日繰り返されている作業でしょう。
この時、ゼロから送付書類や文面を作るのに、一体何分の時間を費やしているでしょう。

顧客や取引先は違っても、送る文面というのは大して変わりがないはずです。
いくつかの状況に応じたものを前もって作成しておけば
使用するときにいくつかの修正を加えるだけで使用することが可能で、
作業時間はぐっと短縮できるはずです。

そんなテンプレートを作る時間がないとまず考えてしまうかもしれませんが、
ゼロから一つ一つ作業する時間とテンプレートを使った作業時間の違いを考えれば
テンプレートを作っておく時間を投資するほうがずっとお得だと思います。

テンプレートを作って無駄な作業時間をどんどん省き
仕事の効率化をはかることで最終的に使える時間が今よりずっと増えます。
そうなると、新しい仕事や趣味やリフレッシュにあてる時間にもなりますよね。

誰にでも与えられた時間は同じですが
使い方は一人一人によって大きな差が出てくるでしょう。

 - 仕事術 , , ,

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