ちょびスタイル

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仕事がはかどる快適デスク周りへ。毎日5分片づけ法

      2019/03/17

デスクの上は散らかり放題 「もっとデスクの回りを片付けたい」

「片付けたいのにどこから手をつけていいかわからない」

とデスクの上は散らかり放題になっていないでしょうか?

私が実践している、毎日少しずつ片付ける方法を紹介します。

デスクの上の散らかりというと、一番に思い出すこと

以前、パートの事務員として働きに出た経験があります。

一番下の子供がまだ小さいため、子供の急な病気でも休みやすいというのを売りにパートの募集をしていた会社でした。
はりきって勤め始めましたが、まず最初に驚いたのが、社長のデスクの上。
イスにたどり着くのも大変なぐらい、書類で山盛りになっていました。
そして、社員も社長もその異常さになんとも思わず、どんどんその上に書類を積んでいるのです。

また、私に与えられたデスクは、どこからどこまでが私のデスクなのかわからないような場所でした。
パソコンのメールチェックを支持されメールを見てみると、山程のスパムと過去のメールでPCの中も何がなんだかわからない状態。

 

会社内では社長は常に怒鳴っていて、外出しているときはとても穏やかな時間に感じられ、帰社してくるとみんなピリピリムード。

社長のいないとこでは、みんなが社長の悪口の言い合い・・・。 とても会社の雰囲気が居心地わるいものでした。

約1週間勤務して、この会社とは合わないと判断した私は、子供が急な病気になったことをきっかけに退社しましたが。

そのような環境内の会社ですので、社長は常にアノ書類はどうした、アノ書類を探せと、訴えていたのです。

新人の私の判断では何がいるものなのか、何がいらないものなのかは全くわからないのが苦痛で、結局我慢してまで、耐え続けなければ会社ではないと判断したのでした。    

片付けの基本は「必要なもの、不必要なものに分ける」

デスクという空間、オフィスという空間にも限りがあります。

必要な物だけを適切な場所に配置、整理するだけで 空間には余裕がうまれます。

そして、精神的な余裕も生まれ、回りがよく見えるようになると頭のなかも整理され自然と仕事の内容にも影響してきます。  

デスクを片付けるポイントとは

1.デスクの上は「必要なもの、毎日使うもののみ」

デスクの上は「必要なもの、毎日使うもののみ」 デスクのペン立ての中には何本のペンが入っているでしょうか?書けないボールペンや使うことのないペン、同じペンが何本も入ってはいないでしょうか?

 

毎日使う文房具というのは限られているでしょう。

不必要な文房具がいくつも入っていたら、 必要な文房具にたどりつくのにもその分時間がかかりスマートではありません。

 

デスクの上は、できるだけ仕事の出来るスペースを広くとれるように、必ず毎日使うものをルールを決めて整理するようにするべきです。

2.保管すると保存するは違う

保管と保存は全く意味合いが違います。

保管とは必要なときにすぐに取り出せ、内容の修正や追加が可能なものです。 今進行中の案件などの書類がそうですね。

 

保存とは、保管期間を経て現状のまま倉庫などにしまっておくことで、その間内容の修正や削除は行いません。

 

保管期間を経て、保存し、保存期間を過ぎて廃棄という流れになります。

保存や保管にもルールが必要で、いつまでもそのままにしておいてはいけません。

 

保管保存のルール 保管期間 保存するのか廃棄するのか 廃棄する日 廃棄する方法 など、あらかじめルールをきめておけば、それにそって行動、スケジュールを組むようにすればいいでしょう。

 

3.ものの指定席をきちんと決めて使ったら元に戻す

ものが散らかったままになる原因は、出したら元に戻すというルールに沿っていないからです。

資料を出したら元に戻さず机の上に置いたまま。 文房具をだしたら机の上に置いたまま。 など、

 

もとに戻すという作業を怠るため、デスクの上に物が沢山散乱することになります。

それを改善するには ものの指定席を決めてあげる ということです。

書類にはクリアフォルダーや文房具にはペン立て、目印に付箋などは有効ですね。  

整理片付けする時間なんて無いのに

整理する時間なんてない 仕事もある中、整理に時間を書けられないとあなたはぼやいているかもしれません。

まずは仕事終わりの10分間を1ヶ月整理する時間にあててみてはいかがでしょう。

毎日10分間×1ヶ月(20日間として)=200分 (3時間20分) 3時間20分にもなります。

それだけの時間があったら、随分片付きそうな気がしませんか?

 

まずは、出すことからはじめましょう。
まずはデスクの上のものを、全部集めて、
・必要なもの
・保管するもの
・保存するもの
・廃棄するもの

おおまかには4つぐらいのボックスを用意して分類してみてから、整理するを少しずつ実践してみては?

 

デスク周りに便利な片づけアイテムたち

ものの定位置を決めるツール管理シート

カウネット ツール管理シート

いつも使うもののみ入れるペン立てツールスタンド

カール事務器 ペン立て ペンスタンド ホワイト P-201-W

書類の保管にファイルボックス

マルアイ ファイルボックスA4 きなり5P CA-6001N

シンプルな整理グッズを使うと、整理整頓も楽しくなってきますね。  

 - つぶやき・余談, 仕事術, 整理整頓, 文房具・事務用品 , , , ,

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